Hoe houd je de administratie op orde?

Hoe houd jij de administratie thuis op orde?
In de blog Hoe organiseer je een thuisadministratie? heb ik tips gegeven over het ordenen van je administratie. Maar als de administratie geordend is en je deze niet meer bijhoudt, kun je na verloop van tijd weer opnieuw beginnen.
Plus dat het stress kan geven als je een belangrijk document niet terug kunt vinden.
Het niet bijhouden van je administratie kost je uiteindelijk veel meer tijd dan wanneer je er elke week even aandacht aan schenkt.

Met de volgende stappen blijft je administratie overzichtelijk!

(Digitale) post sorteren

  • Brievenbus post sorteren
    Bekijk de post direct na het legen van de brievenbus, maar in ieder geval voor het einde van de dag. Gooi reclame of ongevraagde aanbiedingen direct na het lezen bij het oud papier. Zitten er rekeningen tussen de post? Kijk dan voor wie dit bestemd is (partner, jijzelf of gezamenlijk) en leg dit in desbetreffend archiefbakje. Zitten er brieven, kaarten of overige post tussen waar iets mee gedaan moet worden? Leg deze ook in het juiste archiefbakje.
    Reserveer wekelijks tijd om de rekeningen of overige post te verwerken en in de juiste ordner op te bergen. Spreek af wie de gezamenlijke post behandelt of dat jullie dit samen zullen doen.
  • E-mail post sorteren
    De correspondentie via de e-mail hoeft in principe niet uitgeprint te worden, omdat de meeste mailproviders (zoals Gmail, Outlook en Hotmail) een grote back-up ruimte hebben. Als je dagelijks veel e-mailberichten ontvangt, kun je de rekeningen tijdelijk archiveren in een mapje ACTIE.
    Nadat een e-mail bericht of rekening is afgehandeld, kun je de e-mail eenvoudig archiveren in een mapje in de afgehandelde mail.
    Rekeningen of andere documenten kunnen na afhandeling bewaard worden in de juiste map bij de “administratie” op je computer.
  • Administratie op papier of digitaal?
    Als je het handiger vindt om alles op één manier te bewaren, kun je of alles uitprinten en in een ordner bewaren, of alle papieren rekeningen scannen en opslaan in een map voor de administratie in je documenten. Zorg wel voor een goede back-up van je gegevens, voor het geval je computer crasht.

Tijd inplannen voor de administratie

Plan wekelijks tijd in om de post in de archiefbakjes, in de ordner achter het tabblad ACTIE en in de e-mail map ACTIE af te handelen. Kijk wanneer de rekening betaald moet worden en plan deze betaling in!
Stop de rekening met de datum van betaling voorin de ordner achter het tweede tabblad INGEPLANDE BETAALOPDRACHTEN. Hetzelfde kun je doen met rekeningen die via de e-mail binnengekomen zijn. Dus of uitprinten en in de ordner bewaren, of bewaren in een e-mail map INGEPLANDE BETAALOPDRACHTEN.

Rekeningafschriften controleren

Controleer wekelijks op de computer, of wanneer je papieren bankafschriften ontvangt, of de ingeplande rekeningen afgeschreven zijn. Controleer ook de overige afschrijvingen. Ik bewaar zelf altijd de bonnen van alle aankopen die ik met de pinpas betaald heb, zodat ik de bedragen van de afschrijvingen kan controleren. Zo ontdek je heel snel of er vreemde afschrijvingen tussen zitten. Mocht er een foute afschrijving zijn gedaan, neem dan contact op met de bank.
De rekeningen kun je na controle opbergen achter het tabblad waar ze bewaard moeten worden, de nieuwste bovenop. Op de computer plaats je de betaalde rekeningen in de juiste map.

Wanneer je bovenstaande stappen wekelijks doet, blijft je administratie op orde en kun je alles gemakkelijk terugvinden.

Hoe houd jij de administratie thuis op orde?

Kun jij wel wat hulp gebruiken om je administratie op orde te brengen, grip op je uitgaven te krijgen en meer geld over te houden, neem dan gerust vrijblijvend contact met mij op.

Ken jij mensen voor wie deze informatie interessant kan zijn, stuur deze blog dan aan hen door!

Klik hier om mij een vraag te stellen
Delen mag! Klik hier:Share on Facebook
Facebook
0Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin

, , , , ,

Reageer jij als eerste?

Geef een reactie

*