Hoe organiseer je een thuisadministratie?

Vind jij het bijhouden van de thuisadministratie een vervelende klus?
En ligt er al tijden een stapel papier te wachten om opgeruimd te worden?
Dan is het logisch dat je soms papieren niet meer terug kunt vinden als je ze nodig hebt.administratie-opruimen-pixabay

Ik heb het bij klanten vaak meegemaakt dat de herinnering of aanmaning van een factuur nodig was om deze te kunnen betalen. De oorspronkelijke factuur was nooit gezien of spoorloos verdwenen.

Voor mij is het op orde houden van de thuisadministratie een gewoonte. Ik wil graag controle houden over mijn financiën. Dat motiveert mij voldoende om de administratie bij te houden. Ik weet dat dit niet voor iedereen zo werkt.

Wat zijn de voordelen van een ordelijke administratie?

  • Alles overzichtelijk bij elkaar
  • Je kunt alles snel terugvinden
  • Het geeft rust om precies te weten waar je iets terug kunt vinden

Wil jij het nieuwe jaar met een overzichtelijke thuisadministratie beginnen?
December is net begonnen dus je hebt nog een paar weken de tijd om de thuisadministratie te ordenen. Daarna is de administratie gemakkelijker bij te houden! Omdat steeds meer rekeningen per e-mail worden verstuurd komen zowel de papieren administratie als de digitale administratie aan de orde.

Thuisadministratie ordenenadministratie-pixabay

Voorbereiding
Koop een ordner met tabbladen, een perforator, paperclips en een archiefbakje. Woon je samen met een partner, koop dan 3 ordners en 3 archiefbakjes.

Sorteren van de papieren

  • Maak stapels van onbetaalde rekeningen, betaalde rekeningen en overige brieven.
  • Gooi alle brieven met reclame na het lezen weg als je er niets mee wil doen.
  • Van elke stapel bepaal je wat hoort bij jou, bij je partner of bij de gezamenlijke administratie. Gebruik hiervoor de archiefbakjes.
  • Houd onbetaalde rekeningen, betaalde rekeningen en de overige brieven wel bij elkaar met een paperclip. Controleer bij twijfel met de (digitale) bankafschriften of rekeningen betaald zijn. Maak er een gewoonte van om op rekeningen te vermelden wanneer ze betaald zijn.

Administratie in een ordner bewaren

  • Spreek af wie de gezamenlijke administratie gaat bijhouden of dat jullie dat samen doen.
  • Je bent allebei verantwoordelijk voor de gezamenlijke administratie, dus spreek af er regelmatig samen naar te kijken.
  • Geef op de ordners en de archiefbakjes aan wiens administratie het betreft.
  • Maak tabbladen voor de verschillende soorten rekeningen, zoals bijvoorbeeld onbetaalde rekeningen, energie, water, gemeentelijke heffingen, internet, sporten.
  • De onbetaalde rekeningen (tabblad ACTIE) bewaar je vooraan in de map, met degene die het eerste betaald moet worden bovenop.
  • De betaalde rekeningen en correspondentie voeg je achter het juiste tabblad, de nieuwste bovenop.

Administratie op de computer bewaren

  • Maak bij de hoofdmap documenten op de computer een map “administratie” aan daarin submapjes net zoals de tabbladen in een ordner.
  • In de e-mail account kun je mapjes aanmaken met dezelfde onderverdeling om de mails te bewaren. Download de documenten die je per mail hebt ontvangen (of via bijvoorbeeld Mijn Overheid hebt gedownload) en verplaats ze naar de juiste administratie map op de computer.
  • Scan officiële documenten en rekeningen die je per post ontvangt in en zet ze in de juiste map. Ook kassabonnen van aankopen (= garantiebewijs) kun je inscannen en opslaan.
  • Vergeet niet wekelijks in de ACTIE map te kijken. Je kunt betalingen ook inplannen!

Nieuwe jaar

Als alles geordend is, kun je in het nieuwe jaar dezelfde ordners blijven gebruiken. Als ze erg vol zitten, kun je beter met lege ordners beginnen. Vermeld het jaartal op de buitenkant, dan kun je oude rekeningen of garantiebewijzen gemakkelijk terugvinden.
Ik bewaar zelf rekeningen van aankopen voor het huishouden, de inrichting of de tuin met de eventuele garantiebewijzen en informatie in een aparte ordner AANKOPEN. De overige rekeningen passen dan in één ordner. Kopieer kassabonnen (snel onleesbaar) en bewaar ze met de kopie.
Wil jij alles in ordners bewaren, vergeet dan niet de documenten uit te printen die je per e-mail ontvangt!

Heb jij nog tips voor het ordenen van de thuisadministratie?

Kun jij wel wat hulp gebruiken om inzicht in je financiële situatie en grip op je uitgaven te krijgen en meer geld over te houden, neem dan gerust vrijblijvend contact met mij op.

Ken jij mensen voor wie deze informatie interessant kan zijn, stuur deze blog dan aan hen door!

Klik hier om mij een vraag te stellen
Delen mag! Klik hier:Share on Facebook
Facebook
0Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin

, , , ,

Reageer jij als eerste?

Geef een reactie

*