Wat is de bewaartermijn van de administratie bij ZZP’ers?

Ben jij een (startende) ondernemer zonder personeel, ook wel ZZP’er genoemd?
Dan moet je behalve je privé-administratie een zakelijke administratie bijhouden en weten wat de bewaartermijn is van alle administraties.
De eerste stap bij het opzetten van de administratie voor je bedrijf is het openen van een zakelijke bankrekening. Bij startende ondernemers zie ik vaak dat de privé-rekening zowel voor privé-betalingen als voor zakelijke inkomsten en uitgaven wordt gebruikt.
Ik moet toegeven dat ik ook op die manier gestart ben. Maar ik heb ervaren dat het bijhouden van je administratie een stuk gemakkelijker is als je zakelijk en privé goed gescheiden houdt.
De administratie is de basis voor de aangifte omzetbelasting (Btw-aangifte) en de aangifte inkomstenbelasting. Op de website van de belastingdienst staat omschreven wat er precies wordt bedoeld met de “administratie”.usb pixabay

 

 

 

 

 

 

Voor het bewaren gelden de volgende basisregels:

  1. De bewaartermijn voor de administratie is volgens de wet minimaal 7 jaar.
  2. Je moet alles bewaren, dus zowel digitale stukken als papieren. Je kunt facturen, bonnen en dergelijke inscannen. Sommige papieren en bonnetjes vervagen na bepaalde tijd. Het verdient ook aanbeveling een kopie van je administratie elders te bewaren voor het geval er bijvoorbeeld brand uitbreekt in je kantoorruimte.
 Als je alles digitaal opslaat op een externe harde schijf of een USB stick, is het heel gemakkelijk om daar een kopie van te maken. 
  3. De bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van 6 mei 2014 mag dus pas in 2022 vernietigd worden.
  4. Gegevens betreffende onroerende zaken zoals een bedrijfspand in eigendom moet je 10 jaar bewaren.
  5. Gegevens bewaar je in de vorm waarin je ze ontvangen hebt. Wat je digitaal ontvangen hebt, moet je dus digitaal bewaren en wat je op papier ontvangen hebt, moet je op papier bewaren. Het is mogelijk om met de belastingdienst  afspraken te maken over de vorm waarin je de gegevens bewaart (op papier of digitaal). Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en digitale bestanden.
  6. Brand of diefstal gelden niet als excuus om onder de bewaarplicht uit te komen. Je moet altijd je administratie van de afgelopen zeven jaar kunnen overleggen.
  7. De Btw- en IB-aangifte dienen in overeenstemming te zijn met de bewaarde administratie.
  8. Als je niet voldoet aan de bewaarplicht, dan riskeer je niet alleen een boete, maar ook strafrechtelijke vervolging.
  9. De bewaartermijn wordt verlengd als je uitstel hebt gekregen voor het doen van de aangifte. Dus let op! Met uitstel kan je bewaartermijn langer zijn dan 7 of 10 jaar!!! 
  10. Wanneer een administratiekantoor de boekhouding voor jou doet gelden dezelfde bewaartermijnen!

Praktijk

Zelf was ik gewend alles op papier te bewaren en digitale facturen uit te printen. Maar sinds ik met mijn bedrijf gestart ben, heb ik digitale mappen aangemaakt om zowel mijn zakelijke als mijn privé administratie bij te houden. Wel vind ik het nog steeds prettig om een map met de genummerde facturen uit de kast te kunnen pakken. Over een aantal jaren zal het bewaren op papier een uitzondering worden en digitaal bewaren de regel. Maar dan heb ik de overstap naar digitale opslag vast al gemaakt!

Bovenstaande punten zijn de basisregels. Voor meer informatie verwijs ik je naar de belastingdienst 

Hoe bewaar jij je administratie?

Kun jij wel wat hulp gebruiken om je administratie op orde te brengen, grip op je uitgaven te krijgen en meer geld over te houden, neem dan gerust vrijblijvend contact met mij op.

Ken jij mensen voor wie deze informatie interessant kan zijn, stuur deze blog dan aan hen door!

Klik hier om mij een vraag te stellen
Delen mag! Klik hier:Share on Facebook
Facebook
6Share on Google+
Google+
0Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin

, , , , ,

Reageer jij als eerste?

Geef een reactie

*