Wat is de bewaartermijn van je administratie?

Hoe lang moet je al die papieren bewaren?
Als mijn klanten de administratie op orde hebben gebracht en weten hoe ze deze bij moeten houden, vragen ze vaak naar de bewaartermijn van hun administratie.
Je kunt ordenen op jaar, maar ook op soort. Zelf gebruik ik aparte ordners om de aankoopbonnen te bewaren. Daarnaast heb ik een ordner voor de lopende abonnementen, telefonie, internet, TV, gemeentelijke heffingen, autokosten e.d. De gegevens in de laatstgenoemde ordner worden elk jaar vervangen. De belastingaangiften bewaar ik weer in een andere ordner. Daarnaast bewaar ik steeds meer (ook) digitaal op de computer.
In mijn blog Hoe organiseer je een thuisadministratie? heb ik een basismethode beschreven om een administratie op te zetten, maar als je er zelf mee aan de slag gaat, ontdek je vanzelf wat voor jou het beste werkt.

archiefkast publicdomainpictures.netWat is de bewaartermijn van je (thuis)administratie?

Ben je ondernemer, dan heb je een bewaarplicht van ten minste 7 jaar voor alle administratie die te maken heeft met de bedrijfsvoering en je aangiften inkomstenbelasting. Ben je geen ondernemer, dan gelden onderstaande richtlijnen voor de bewaartermijn.

Altijd bewaren

  • Garantiebewijzen (met de aankoopbon) tot ze verlopen zijn. Ik loop jaarlijks mijn ordner met aankoopbonnen door en beoordeel wat weg kan, bijvoorbeeld omdat de garantietermijn verlopen is, of het betreffende artikel niet meer in mijn bezit is.
  • Onvervangbare documenten zoals diploma’s, contracten, notarisstukken, medische documenten.
    Ik adviseer deze belangrijke papieren te scannen en op te slaan in een mapje op je computer. Je kunt er ook kopieën van maken en deze op een andere plek te bewaren dan de rest van de administratie.

Belastinggegevens 5 jaar

  • Alle gegevens die nodig zijn voor belastingaangiften en het aanvragen van toeslagen. Dit zijn bankafschriften of digitaal bewaarde overzichten van alle bankrekeningen, salarisstroken, jaaropgaven, rekeningen van aftrekbare kosten zoals betaalde hypotheekrente, ziektekosten, verbouwingskosten, studiekosten, reiskosten, gegevens over leningen, de WOZ waarde van je woning e.d.
  • Aangiften en aanslagen inkomstenbelasting
  • Beschikkingen toeslagen
  • Digitale post van de belastingdienst opslaan op de computer en uitprinten als je dat prettig vindt voor het overzicht.

Telecommunicatie 1 jaar

Je bewaart de overeenkomst met de telefoonaanbieder, het kabelabonnement en/of internetabonnement zolang deze geldt dus dat is vaak langer dan een jaar. De rekeningen hiervoor bewaar je een jaar. Ook de bevestiging van een aanbieder van de opzegging van een abonnement bewaar je een jaar. Alles wat digitaal ontvangen wordt bewaar je ook in een mapje op de computer. Naar behoefte uitprinten als dit voor jou beter werkt.

De meest actuele versie van bijvoorbeeld

  • Polissen van verzekeringen en de polisvoorwaarden
  • Lidmaatschappen en abonnementen
  • Pensioenoverzichten
  • Waardeoverzichten
  • Overeenkomsten
  • Aanslagen voor gemeentelijke heffingen en waterschapsheffingen
  • Jaaroverzichten van energieleveranciers

Actie

Als je een overzichtelijke thuisadministratie hebt opgezet, kunt je alle stukken gemakkelijk terugvinden. Voor het op orde houden van deze administratie is van belang deze regelmatig bij te houden. Met de richtlijnen voor de bewaartermijn kun je de administratie actualiseren.
De volgende stap is het maken van een overzicht van alle vaste uitgaven per maand en per jaar. De gegevens hiervoor kun je vinden in de ordner(s), op je computer en natuurlijk op de (digitale) bankafschriften.
Van mijn eigen administratie heb ik een overzicht gemaakt in Excel, waarin ik alle vaste inkomsten en uitgaven heb verwerkt. Bovendien heb ik een inschatting gemaakt van de overige inkomsten en uitgaven. Zo kan ik heel gemakkelijk zien in welke maanden de kosten hoog zijn en daar kan ik dan rekening mee houden.

Bewaar jij de administratie in ordner(s), digitaal of gebruik je beide mogelijkheden?

Kun jij wel wat hulp gebruiken om je administratie op orde te brengen, grip op je uitgaven te krijgen en meer geld over te houden, neem dan gerust vrijblijvend contact met mij op.

Ken jij mensen voor wie deze informatie interessant kan zijn, stuur deze blog dan aan hen door!

Klik hier om mij een vraag te stellen
Delen mag! Klik hier:Share on Facebook
Facebook
0Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin

, , , , , , ,

Reageer jij als eerste?

Geef een reactie

*